1С:УНФ: как контролировать сроки годности и оборачиваемость запасов

Для малого и среднего бизнеса запасы — это не просто товар на полке или сырьё на складе. Это замороженные деньги, риск списаний, срыв поставок, потеря маржи и постоянные конфликты между отделом продаж, закупками, производством и складом. Особенно остро проблема проявляется там, где есть сроки годности, сезонность спроса, работа с маркетплейсами, производство из сырья и широкий ассортимент.

На практике многие компании ведут учёт остатков в Excel, частично в разных системах или вообще опираются на «опыт кладовщика». В результате бизнес не видит, какие позиции лежат слишком долго, что скоро станет неликвидом, какие материалы нужно срочно запускать в производство, а что уже закупать нельзя. Когда добавляются продажи через Wildberries и Ozon, ситуация усложняется: часть товара уходит на внешние склады, часть зависает в пути, часть возвращается, а реальные сроки реализации по каналам начинают сильно отличаться.

1С:УНФ помогает выстроить системный подход к управлению запасами: учитывать партии, контролировать сроки годности, отслеживать оборачиваемость, принимать решения по закупкам и распродажам не «на глаз», а на основе данных. В этой статье разберём, как организовать такой контур и какую практическую пользу он даёт бизнесу.

Почему сроки годности и оборачиваемость критичны для прибыли

Если компания не управляет запасами по срокам хранения и скорости движения, проблемы обычно накапливаются незаметно. На отчёте по выручке всё может выглядеть неплохо, но деньги постепенно уходят в остатки, списания и срочные закупки.

Что происходит без прозрачного контроля

Типовые симптомы знакомы многим компаниям:

на складе есть товар, но продаётся не тот, что нужно продавать в первую очередь;
партии с близким сроком годности обнаруживаются слишком поздно;
закупки делаются по общей потребности, без учёта «залежавшихся» остатков;
сырьё для производства числится в наличии, но фактически часть уже нельзя использовать;
на маркетплейсы отгружается товар с неудобным остаточным сроком годности;
менеджеры продают популярные позиции, а медленно оборачиваемый ассортимент продолжает замораживать деньги.

В итоге бизнес сталкивается сразу с несколькими потерями: прямыми списаниями, падением валовой прибыли, нехваткой оборотных средств и снижением уровня сервиса.

Почему Excel и ручной контроль перестают работать

Пока номенклатуры немного, а склад один, ручной учёт ещё может казаться приемлемым. Но как только появляются:

несколько складов;
партии поставок;
серийный или партийный учёт;
производство из разных материалов;
продажи через розницу, B2B и маркетплейсы;
возвраты и перемещения;

ручные таблицы начинают отставать от реальности. Сотрудники перестают доверять данным, решения принимаются ситуативно, а руководитель видит проблему только тогда, когда уже возникли списания или кассовый разрыв.

Что даёт системный подход в 1С:УНФ

В 1С:УНФ можно объединить движение запасов, партии, сроки, закупки, продажи и внутреннее потребление в едином контуре. Это позволяет:

видеть остатки не только в количестве, но и в разрезе партий;
контролировать товары и материалы с ограниченным сроком хранения;
понимать, какие позиции оборачиваются быстро, а какие становятся неликвидом;
задавать приоритеты отгрузки и использования запасов;
принимать решения по акциям, уценке, закупкам и производственным запускам на основе аналитики.

Результат — меньше списаний, выше оборачиваемость, лучше управляемость запасов и более точное использование оборотного капитала.

Как организовать учёт сроков годности в 1С:УНФ

Чтобы контроль работал, важна не только сама система, но и логика ведения учёта. Ошибка многих компаний в том, что они хотят получить «волшебный отчёт», не наведя порядок в карточках номенклатуры, партиях и складских операциях.

Настройка номенклатуры и партий

Первый шаг — определить, какие товарные позиции и материалы действительно требуют контроля по срокам годности. Обычно это:

продукты питания;
косметика и бытовая химия;
фармацевтические и околомедицинские товары;
сырьё и компоненты с ограниченным сроком хранения;
упаковка, клеи, лакокрасочные материалы и другие производственные материалы.

Для таких позиций в 1С:УНФ важно корректно организовать партийный учёт. Каждое поступление должно фиксироваться так, чтобы можно было отследить конкретную партию, дату прихода и остаточный срок. Без этого невозможно понять, какие запасы нужно реализовать или использовать в первую очередь.

Если бизнес работает не только с товарами, но и с производственным сырьём, особенно важно разделять партии материалов по датам поступления и срокам использования. Иначе в учёте может числиться «остаток есть», а фактически часть материалов уже не подходит для выпуска качественной продукции.

Фиксация дат производства и сроков хранения

Следующий этап — дисциплина ввода данных. Для корректного контроля сроков нужно, чтобы при поступлении или выпуске продукции в системе фиксировались:

дата производства или дата поступления;
срок годности или дата окончания использования;
партия или серия;
склад хранения.

Для производственных компаний это особенно важно при выпуске собственной продукции. Если срок годности конечного изделия зависит от даты выпуска, то 1С:УНФ должна отражать это в партиях готовой продукции, чтобы отдел продаж и склад не отгружали товар с критически малым остаточным сроком.

Правило «отгружать раньше то, что раньше закончится»

Многие компании уверены, что работают по FIFO, но на практике кладовщик выбирает коробки по принципу «что ближе стоит». Из-за этого более свежие партии уходят раньше, а старые остаются до списания.

В 1С:УНФ важно выстроить реальные бизнес-правила работы с партиями:

какую партию считать приоритетной к отгрузке;
какие остатки нельзя отправлять клиентам или на маркетплейсы из-за остаточного срока;
какие материалы первыми передавать в производство;
какие позиции автоматически попадут в список оперативного контроля.

Такой подход снижает человеческий фактор и помогает превратить срок годности из формального реквизита в рабочий инструмент управления.

Как анализировать оборачиваемость запасов и находить неликвиды

Контроль срока годности без анализа движения запасов даёт только часть картины. Важно понимать не только что скоро испортится, но и почему это лежит слишком долго.

Какие показатели нужно отслеживать

Для управления запасами бизнесу полезно регулярно смотреть:

средний срок хранения по группам товаров;
оборачиваемость по складам и каналам продаж;
долю медленно оборачиваемых позиций;
объём зависших запасов в деньгах;
товары и материалы без движения за период;
остатки с критическим сроком реализации.

В 1С:УНФ такие данные позволяют оценивать не только «сколько лежит на складе», но и насколько эффективно работают деньги, вложенные в запасы.

Почему одинаковый остаток может означать разные проблемы

Например, на складе может быть 500 единиц товара. Формально это просто остаток. Но управленчески возможны три разные ситуации:

товар стабильно продаётся, и запас нужен для бесперебойной отгрузки;
спрос снизился, и остаток начинает зависать;
товар есть, но его нельзя быстро продать из-за малого остаточного срока годности.

Без аналитики в 1С:УНФ все три случая выглядят похоже. С аналитикой руководитель понимает, где нормальный страховой запас, где риск неликвида, а где уже нужно срочно запускать распродажу или перераспределение по каналам.

Как использовать аналитику для решений

Если отчёты показывают замедление оборачиваемости, бизнес может принять конкретные меры:

ограничить новые закупки по проблемным позициям;
перераспределить остатки между складами;
направить часть товара в другой канал продаж;
запустить акцию или персональное предложение через CRM;
изменить план производства, чтобы не накапливать лишний выпуск;
пересмотреть ассортимент и вывести слабые SKU.

То есть 1С:УНФ становится не просто системой учёта, а инструментом раннего предупреждения. Руководитель видит проблему до того, как она превратилась в списание или дефицит оборотных средств.

Как связать сроки годности с продажами, CRM и маркетплейсами

Одна из самых дорогих ошибок — вести сроки годности отдельно от продаж. Тогда склад знает о рисках, но отдел продаж продолжает продавать без учёта реальной ситуации по остаткам, а маркетплейсы получают товары, которые потом сложнее реализовать.

Как CRM помогает ускорять реализацию проблемных остатков

Если в компании есть клиентская база и повторные продажи, можно использовать данные 1С:УНФ для управляемого продвижения запасов с риском залеживания. Например:

выделять клиентов, которые регулярно покупают определённые категории;
формировать спецпредложения по позициям с замедляющейся оборачиваемостью;
планировать обзвон или рассылки по остаткам, которые нужно ускоренно реализовать;
контролировать, какие менеджеры реально работают с зависшими товарами.

Это особенно полезно в B2B, дистрибуции, оптовой торговле и компаниях с большой постоянной клиентской базой. Вместо пассивного ожидания продаж бизнес превращает складскую проблему в активную коммерческую задачу.

Что учитывать при работе с Wildberries и Ozon

Для маркетплейсов срок годности и скорость оборота имеют особое значение. Товар может продаваться хорошо в одном канале и зависать в другом. Кроме того, логистика до площадки, приёмка, возвраты и хранение увеличивают риск того, что часть партии будет реализована слишком поздно.

Если компания использует 1С:УНФ как центральную систему управления, важно контролировать:

какие партии отправляются на Wildberries и Ozon;
какой остаточный срок допустим для поставки на конкретный канал;
как быстро товар реально продаётся после отгрузки на маркетплейс;
какие позиции лучше оставить для собственного канала продаж или опта;
как возвраты с маркетплейсов влияют на пригодность товара к дальнейшей реализации.

Такой подход помогает не просто «отгружать всё на маркетплейс», а управлять каналами с учётом маржи, логистики и рисков списания.

Как не допускать конфликта между продажами и складом

Частая ситуация: отдел продаж хочет выполнять план по выручке, а склад отказывается отгружать определённую партию, потому что остаточный срок слишком мал. Если правил нет, начинаются ручные согласования, споры и потери времени.

Когда процессы настроены в 1С:УНФ, компания может заранее определить:

минимально допустимый срок для отгрузки по типам клиентов;
отдельные правила для маркетплейсов, опта и розницы;
сценарии уценки и согласования нестандартной отгрузки;
ответственных за принятие решения по спорным остаткам.

В результате продажи работают в рамках прозрачных правил, а склад не становится «тормозом бизнеса».

Как использовать 1С:УНФ в производстве, чтобы не списывать сырьё и готовую продукцию

Для производственных компаний управление сроками годности касается не только готового товара, но и материалов, полуфабрикатов, упаковки и компонентов. Ошибки в этом блоке напрямую влияют на себестоимость.

Какие риски возникают в производстве

Если не контролировать сроки по сырью и выпуску, компания сталкивается со следующими проблемами:

материалы теряют пригодность до запуска в работу;
в производство уходят не те партии, которые нужно использовать в первую очередь;
часть сырья приходится списывать до фактического использования;
готовая продукция хранится дольше допустимого;
растёт скрытая себестоимость из-за потерь, брака и срочных дозакупок.

Особенно чувствительны к этому пищевые производства, косметика, химия, мебель с клеевыми и лакокрасочными материалами, а также любые компании, где есть ограниченный срок хранения компонентов.

Как 1С:УНФ помогает при запуске производства

При корректной организации учёта 1С:УНФ позволяет связать остатки материалов, партии и производственные документы. Это даёт возможность:

видеть, какие материалы должны быть использованы в первую очередь;
не запускать закупку, пока на складе есть пригодные остатки;
планировать выпуск с учётом доступности партий;
отслеживать сроки хранения готовой продукции после выпуска;
анализировать, сколько компания теряет на просрочке и медленной реализации.

Для руководителя производства это означает более предсказуемую загрузку, меньше аварийных решений и более точный контроль себестоимости.

Как срок годности влияет на себестоимость

На первый взгляд просрочка — это просто списание. Но управленчески это гораздо шире. Если часть сырья регулярно списывается, фактическая себестоимость пригодной продукции растёт. Если компания выпускает больше, чем может продать до окончания срока реализации, прибыль «съедается» не в момент производства, а позже — через скидки, уценку и списания.

Когда в 1С:УНФ учёт выстроен правильно, бизнес может оценить:

какие группы материалов чаще всего дают потери;
на каких этапах запасы начинают зависать;
как меняется себестоимость с учётом списаний;
какие SKU выгоднее производить под заказ, а не на склад;
где нужно корректировать производственную и закупочную политику.

Это даёт более честную картину рентабельности и помогает принимать решения не только о складе, но и о самой бизнес-модели.

Какие управленческие регламенты стоит внедрить вместе с автоматизацией

Даже самая хорошая система не решит проблему, если в компании нет понятных правил. Автоматизация в 1С:УНФ даёт эффект тогда, когда она подкреплена регламентами и ответственностью.

Регламент контроля критических остатков

Нужно определить, кто и как часто отслеживает:

партии с близким окончанием срока годности;
товары без движения;
материалы, требующие приоритетного использования;
позиции, по которым нужно остановить закупку;
остатки, требующие уценки или перевода в другой канал продаж.

Без такой регулярности даже хорошие отчёты остаются невостребованными.

Регламент действий по проблемным партиям

Важно заранее описать сценарии:

что делать с остатками, которые нужно срочно продать;
кто согласует скидки и спецпредложения;
когда остатки переводятся в распродажу;
когда товар нельзя отправлять на маркетплейс;
в какой момент принимается решение о списании.

Тогда сотрудники не тратят время на ручные согласования и действуют по понятному алгоритму.

Регламент взаимодействия между отделами

Управление оборачиваемостью и сроками годности — это всегда кросс-функциональная задача. В ней участвуют закупки, склад, продажи, производство и финансы. Поэтому в компании должны быть согласованы единые правила:

какие данные считаются актуальными и откуда их берут;
кто отвечает за ввод информации по партиям;
кто контролирует качество остатков;
кто принимает решения по неликвидам;
как результаты влияют на планы закупок и производства.

Когда эти процессы замкнуты на 1С:УНФ, бизнес получает единое информационное поле и меньше зависит от конкретных сотрудников.

Какой результат получает бизнес после внедрения такого контура

Если компания системно использует 1С:УНФ для контроля сроков годности и оборачиваемости запасов, эффект проявляется сразу в нескольких направлениях.

Финансовый результат

Бизнес снижает объём списаний, сокращает замороженные деньги в запасах и точнее управляет закупками. Это положительно влияет на оборотный капитал и делает денежный поток более предсказуемым.

Операционный результат

Склад начинает работать по понятным правилам, производство использует нужные партии вовремя, продажи видят реальные ограничения по остаткам, а маркетплейсы получают товар, который действительно можно эффективно реализовать.

Управленческий результат

Руководитель получает не просто учёт остатков, а инструмент принятия решений: что закупать, что производить, что распродавать, где ускорять продажи и какие позиции выводить из ассортимента. Это уже не локальная задача склада, а полноценный элемент управления прибылью.

С чего на��ать внедрение

Оптимальный старт — не с попытки «сразу автоматизировать всё», а с диагностики текущих процессов:

определить группы товаров и материалов, где срок годности критичен;
проверить, как сейчас ведётся партийный учёт;
выявить точки потерь: списания, неликвиды, возвраты, зависшие остатки;
настроить в 1С:УНФ правила учёта и контрольные отчёты;
закрепить регламенты для закупок, склада, продаж и производства.

Такой подход позволяет быстро получить практический эффект без лишней теории и без перегрузки команды.

Если вы хотите настроить 1С:УНФ так, чтобы она помогала контролировать сроки годности, ускорять оборачиваемость и снижать потери на складе и в производстве, оставьте заявку на консультацию — специалисты Гепард Софт помогут подобрать решение под ваши процессы: Перейти к консультации